El concepto de Gastos de Operación, también llamados gastos operacionales, se refiere al dinero desembolsado por una empresa u organización en el desarrollo de sus actividades. Entre los más comunes ejemplos de gastos de operación, podemos mencionar: los salarios, el pago del alquiler del local u oficina, la compra de suministros, entre otros y son un elemento importante para entender el precio que tendrá un producto o servicio
Es decir, los gastos de operación son aquellos encargados de mantener a un activo en su condición existente o a cambiarlo para que vuelva a estar en condiciones adecuadas de trabajo.
Los gastos de operación pueden ser divididos en: gastos administrativos (los sueldos, los servicios de oficinas), financieros (intereses, emisión de cheques), gastos hundidos (realizados antes del comienzo de las operaciones inherentes a las actividades) y gastos de representación (regalos, viajes, comidas) entre otros.
Los gastos de operación también son conocidos como gastos indirectos, debido a quen gastos vinculados al funcionamiento del negocio y sin embargo, son diferentes de las inversiones (como, por ejemplo, la compra de una máquina).
Aclaremos que, en el sentido económico, una inversión es la disposición de dinero con el objetivo de conseguir una ganancia futura. La inversión implica la renuncia de un beneficio inmediato para conseguir uno futuro.
Los gastos de operación, por otra parte, se destinan al funcionamiento del negocio y no se concretan a la espera de un beneficio futuro, sino que su finalidad es permitir la subsistencia de la actividad comercial (que, por supuesto, se pretende que sea rentable y proporcione ganancias).
Como, por ejemplo: la compra de varias computadoras en una empresa es una inversión. Pero, el gasto cotidiano en cartuchos de impresión, hojas y electricidad, es parte de los gastos operativos.
Clasificación contable del término
Los gastos de operación se dividen en gastos de ventas y los de tipo administrativo.
En el primer caso, nos referimos a todas aquellas acciones con el propósito de acrecentar las ganancias a partir del intercambio comercial, es decir, vender los productos de la empresa. Y están conformados por gastos para la publicidad, los salarios, las comisiones de vendedores o el trasporte.
En cuanto a los gastos administrativos, están formados por la devaluación de los equipos de oficina, pagos por alquiler, el agua, la luz, el teléfono o los suministros de oficina.
Importancia
Los gastos de operación de una empresa deben ponerse muy en cuenta a la hora de determinar la rentabilidad de la misma. Un gasto grande en este sentido podría perjudicar las finanzas de un negocio y complicar su sustentabilidad.
Antes de crear una empresa, es indispensable realizar un preciso análisis de los gastos de operación para poder distinguir si la empresa será o no rentable.
El objetivo de todo negocio es la rentabilidad y, por ello, se dice que el costo de los gastos operacionales es la clave a la hora de alcanzar este objetivo para muchos expertos del tema.
Una vez creada la compañía, se debe continuar con este trabajo analítico, con el objetivo de saber cuándo disminuir la producción o realizar cualquier cambio apropiado antes de que la compañía deje de ser rentable.
Si los gastos operacionales que posee una empresa no son bajos sino muy elevados, entonces, deberán ser analizados en las estrategias para que el objetivo no se perjudique.
Las empresas, usualmente suelen disponer a la baja de estos gastos si es que son altos o, buscar siempre que estén lo más bajos posibles para que no complique las actividades, o para que no se tenga que trasladar aumentos a la producción para solucionarlos.
El uso de la tecnología es una de las estrategias más comunes a la hora de reducir este tipo de gastos.
Y por supuesto, este trabajo debe ser realizado por profesionales con buen conocimiento en esta área.
Suele suceder que personas inexpertas en el área de la contabilidad realizan todas las cuentas previas al alta de un local, teniendo en cuenta las cosas más llamativas: maquinaria, empleados, materia prima; sin embargo, existen muchos otros gastos y posibles inversiones que deberán hacerse y que tendrán su costo monetario.
Por ello, antes de tomar una decisión tan importante, es necesario analizar todos los pros y los contras del tamaño del proyecto.
Por poner un ejemplo: si el negocio se fijara en una zona céntrica o turística, los costes de publicidad en ese lugar, serán mucho más altos que si se ubica a las afueras de la misma ciudad.
Elaboración de presupuestos
Los gastos operacionales de una empresa, también permiten elaborar un presupuesto para un próximo año o ciclo contable.
Cuando se realiza un presupuesto en una empresa, hay que diferenciar una serie de aspectos como lo son las ventas, la producción, la mano de obra, los costes de la materia prima y los gastos de operación.
En primer lugar, hay que resaltar que los gastos de operación no deben confundirse con otro tipo de gastos comunes, por ejemplo, con los costos de producción.
El presupuesto de los gastos de operación es una aproximación y, se realiza a partir de la información del año anterior.
En cuanto a los gastos de venta fijos, se presupuestan aquellos que permanecen de forma constante. En cambio, hay otros gastos de venta que sí son variables, ya que lógicamente dependen del volumen de las ventas, como lo son los materiales para empaquetar los productos o las comisiones de los vendedores.
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